INTRODUCCIÓN
Tanto
en el mundo educativo como en especial el mundo empresarial ha aumentado la
tendencia de realizar el trabajo con equipos remotos online. Ante esta nueva
forma de trabajar el email queda obsoleto ya que no permite mantener un
intercambio de información y comunicación fluido a la vez que se pierde
trazabilidad en las discusiones y comentarios. De igual forma, no permite
asignar y seguir las tareas realizadas ni se pueden gestionar plazos o
recursos. Además, en la mayoría de las ocasiones los documentos que se quieren
compartir “ocupan” mayor espacio que el que se nos facilita por e-mail.
Por
ello cada día surgen nuevas herramientas que nos permiten comunicarnos de forma
instantánea y trabajar en un entorno de información compartido y actualizado.
Pero
antes de analizar las múltiples herramientas que existen hoy en día para la
gestión de proyectos se debe explicar lo que entendemos por trabajar por
proyectos.
TRABAJO POR PROYECTOS
El
trabajo por proyectos es un plan de trabajo o un conjunto de tareas que los
propios estudiantes o participantes planean, implementan y evalúan y que tiene
aplicación en el mundo real. Especialmente se utiliza en el contexto escolar ya
que permite un aprendizaje basado en las construcciones mentales a través de
los conocimientos previos que se poseen.
Este
tipo de proyectos comparten que están centrados en las personas y dirigidos por
ellas; además de presentar una estructura bien definida con un inicio, un
desarrollo y un final. Otro aspecto
importante es que deben ser proyectos significativos para las personas,
observables de forma directa en el entorno y deben tratar problemas del mundo
real.
También
deben poder ser evaluados por expertos para que pueda haber retroalimentación y
posibilidad de reflexión y autoevaluación por parte de los miembros del
proyecto.
EJEMPLOS DE HERRAMIENTAS PARA LA GESTIÓN
DE PROYECTOS
Existen
multitud de herramientas que pueden ayudarnos en la gestión del trabajo por
proyectos desde la gestión de tareas o calendarios, hasta mapas mentales,
reuniones online o sitios para la gestión de proyectos. A continuación
describiré algunas de estas herramientas:
- Remember the milk: es una aplicación web que sirve para la administración de listas de tareas y su tiempo de gestión desde cualquier ordenador o dispositivo móvil. Permite la clasificación de las tareas mediante tags, compartirlas con otros contactos y el envío de recordatorios de tareas vía SMS u otros programas de mensajería instantánea.
- Join.me: es una herramienta que sirve para compartir el contenido de la pantalla de un usuario con otros. Es muy útil a la hora de realizar reuniones o sesiones de formación ya que a través de un email con el código de acceso el organizador del evento invita al resto de participantes a la sesión. Esta herramienta permite mantener reuniones con audioconferencia, chats con todos los participantes e incluso se puede ampliar el tamaño de la pantalla de la presentación pudiendo solicitar el control sobre ella al organizador.
- Gliffy: es una herramienta en línea que permite crear diagramas y compartirlos con otras personas. Se pueden realizar diagramas de clases, planos de casas, diagramas de redes etc.
- Google docs: Es la suite ofimática de Google gratuita aunque con funcionalidades similares a las de Office. Permite crear documentos de texto, hojas de cálculo y presentaciones on-line pudiendo acceder a ellas desde cualquier lugar. También permite compartir documentos con un grupo de personas antes de ser editados definitivamente ya que se puede anotar, corregir, comentar, modificar o validar el documento de forma directa.
- Teambox: Es una herramienta online gratuita que nos ofrece la posibilidad de crear un proyecto y administrarlo de forma colaborativa. Esta herramienta permite compartir tareas y documentos así como llevar a cabo conversaciones. Además puede integrar herramientas como Google Docs o Google Calendar y según se va desarrollando un proyecto se nos facilita información sobre las actividades realizadas.
- Basecamp: Es una herramienta sencilla e intuitiva cuyo diseño e interfaz visual permite rápidamente revisar discusiones, tareas y ficheros. También incluye un calendario y un time-line así como la posibilidad de responder a las discusiones por e-mail sin haber accedido al sistema.
- Central Desktop: Es una herramienta de trabajo en la nube orientada especialmente al trabajo en tiempo real ya que ofrece mensajería instantánea, edición de documentos online y conferencia web en tiempo real.
- Confluence: Es una herramienta que facilita el intercambio de información y archivos aportando un alto nivel de organización. Está enfocada especialmente para grandes proyectos u organizaciones. Destaca también por su integración con Office.
CONCLUSIÓN
Es
muy interesante encontrar tantas herramientas web que nos hacen mucho más
sencillo el trabajo por proyectos ya sea en el ámbito educativo como
empresarial. Es importante saber que disponemos de herramientas que nos
permiten gestionar la información, compartirla, editarla a tiempo real y con
ello completar de forma grupal un trabajo de interés para el grupo y ligado al
momento en el que se vive.
La
única dificultad que observo es a la hora de discriminar entre tantas opciones
de herramientas y ver las que más se adecúan a los proyectos a realizar. Sería
necesario realizar listas o comparativas entre las distintas herramientas para
poder elegir de la manera más ajustada.
BIBLIOGRAFÍA
http://www.lancetalent.com/blog/las-10-mejores-herramientas-para-la-gestion-de-proyectos-online/
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